L’accessibilité commence dans Word, pas dans l’EPUB
Lorsque je parle avec des éditeurs de l’accessibilité des livres numériques, j’entends très souvent la même phrase :
« Nous nous en occuperons à la fin, au moment de préparer l’EPUB. »
C’est l’une des idées les plus répandues dans le secteur, et aussi l’une des plus coûteuses.
L’accessibilité ne commence ni au moment de l’exportation du fichier ni pendant les tests. Elle ne commence même pas lorsque le graphiste termine la couverture ou que le maquettiste ouvre InDesign.
En réalité, elle commence bien plus tôt, souvent dès que l’auteur remet son texte dans un fichier Word.
C’est à cette étape que se prennent de nombreuses décisions qui faciliteront ensuite la préparation d’un livre numérique accessible ou, au contraire, obligeront toute l’équipe à passer des semaines à réparer des problèmes qu’un simple clic aurait permis d’éviter.
Tout commence par la structure
Imaginons deux livres identiques.
Ils ont le même contenu, le même titre et le même auteur.
Le premier a été préparé dans Word à l’aide des styles : les chapitres utilisent « Titre 1 », les sous-chapitres « Titre 2 », les listes ont été créées avec les outils appropriés et les tableaux sont de véritables tableaux.
Dans le second, l’auteur a tout fait manuellement : les titres ont été agrandis et mis en gras, les espacements ont été créés en appuyant plusieurs fois sur Entrée, les listes commencent par des tirets saisis au clavier et le tableau a été construit avec des espaces.
À l’écran, les deux publications peuvent sembler presque identiques.
Pour les outils numériques, ce sont pourtant deux documents très différents.
Le premier possède une structure. Le second n’est qu’un ensemble de fragments de texte mis en forme pour avoir l’apparence souhaitée.
C’est pourquoi les spécialistes expérimentés de l’accessibilité rappellent souvent que les outils numériques ne se basent pas uniquement sur l’apparence des éléments. Ils utilisent les informations relatives à leur structure et à leur encodage.
Word en sait bien plus que la plupart d’entre nous ne l’imaginent
Beaucoup considèrent Microsoft Word comme un simple traitement de texte. Pourtant, il dispose depuis des années de fonctions avancées pour créer des documents accessibles.
Les styles de titres, les listes numérotées, les textes de remplacement des illustrations, les informations relatives à la langue du texte et la structure des tableaux peuvent tous être préparés avant le début de la mise en page.
De plus, la plupart de ces informations ne servent pas uniquement aux personnes aveugles.
Si les chapitres sont identifiés par de vrais titres, il est plus facile de générer une table des matières automatique. Si les illustrations sont décrites, la personne chargée de la correction peut vérifier plus facilement que tous les éléments ont été pris en compte. Si le document possède une structure organisée, il est beaucoup plus simple de travailler sur les différentes versions du livre.
C’est un bon exemple de conception universelle. Les solutions mises en place pour l’accessibilité facilitent très souvent le travail de toute l’équipe éditoriale.
L’erreur la plus coûteuse ? « Nous corrigerons plus tard »
Toute personne ayant travaillé à la production de livres numériques sait que les corrections apportées en fin de projet sont les plus coûteuses.
Cela vaut aussi pour l’accessibilité.
Si l’on découvre seulement après l’exportation de l’EPUB qu’il faut identifier à nouveau tous les titres, que les listes ne sont pas de vraies listes ou que les tableaux doivent être reconstruits, le travail prend bien plus de temps que si le document avait été correctement préparé dès le départ.
On peut comparer cela à la construction d’une maison.
Il est beaucoup plus facile de déplacer un mur sur un plan que dans un bâtiment déjà terminé.
Il en va de même pour un livre.
Plus tôt on soigne la structure du document, moins les étapes suivantes de la production posent de problèmes.
La mise en forme manuelle est l’ennemie de l’automatisation
La mise en forme manuelle est l’une des erreurs les plus fréquentes dans les fichiers Word.
L’auteur veut faire ressortir le titre d’un chapitre : il choisit une taille de 20 points et le met en gras, tandis que le sous-chapitre est en 16 points.
Un autre passage reçoit une couleur bleu marine.
Pour une personne, tout semble logique.
Mais le logiciel n’a aucune idée du fait qu’une taille de caractères plus grande indique un nouveau chapitre.
Lors d’une exportation vers EPUB ou d’une conversion en HTML, ces informations risquent de ne pas être correctement conservées.
En revanche, si des styles ont été utilisés, l’ordinateur sait exactement quels éléments sont des titres, des paragraphes ou des légendes d’illustrations.
C’est pourquoi les styles ne sont pas un simple outil pratique : ils constituent le langage avec lequel nous communiquons avec le logiciel.
Les paragraphes vides et les espaces ont aussi des conséquences
C’est une autre habitude héritée du travail sur les documents destinés à l’impression.
Pour commencer une nouvelle page, quelqu’un appuie vingt fois sur la touche Entrée ou utilise une série d’espaces pour aligner le texte.
Sur papier, le résultat paraît correct, mais les problèmes apparaissent très vite dans une publication numérique.
Un changement de taille des caractères déplace toute la mise en page ; des espacements apparaissent à des endroits inattendus. Certaines applications affichent d’immenses zones vides, tandis que d’autres les ignorent complètement.
C’est pour cela que Word propose des outils pour gérer les espacements, les retraits et les sauts de page. Les utiliser permet au document de conserver un comportement prévisible après une exportation vers d’autres formats.
L’accessibilité n’est pas le travail d’une seule personne
Dans de nombreuses maisons d’édition, l’accessibilité n’arrive sur le bureau d’un spécialiste qu’en fin de parcours.
C’est un peu comme si l’on attendait du correcteur qu’il répare l’intrigue d’un roman.
Tout ne peut pas être corrigé à la dernière étape.
Si l’auteur a préparé un document clair, que le correcteur en a préservé la structure, que le maquettiste l’a respectée et que le spécialiste de la production numérique a veillé à la qualité du code, l’ensemble du processus est beaucoup plus fluide.
L’accessibilité n’est donc pas une action isolée. Elle résulte de la coopération entre l’auteur, l’éditeur, le correcteur, le graphiste, le maquettiste et la personne chargée de la production numérique.
Chacun apporte une petite contribution qui, au bout du compte, détermine la qualité du livre terminé.
Quelques minutes qui peuvent faire gagner des heures
Word possède aussi un outil dont on parle étonnamment peu : le Vérificateur d’accessibilité.
Vous pouvez le lancer depuis l’onglet Révision → Vérifier l’accessibilité ; l’emplacement exact peut varier selon la version de Microsoft 365.
Le logiciel vérifie automatiquement, entre autres :
• les textes de remplacement manquants pour les illustrations ;
• les problèmes de structure des titres ;
• les erreurs dans les tableaux ;
• les éléments susceptibles de poser des difficultés aux utilisateurs de technologies d’assistance.
Bien entendu, il ne remplace ni un audit complet ni les tests de l’EPUB final. Mais il permet de repérer de nombreuses erreurs élémentaires avant que le document ne passe aux étapes suivantes du processus de production.
Ces quelques minutes de travail font souvent gagner plusieurs heures de corrections ultérieures.
Et InDesign ?
À ce stade, on pourrait objecter :
« De toute façon, nous faisons toute la mise en page dans InDesign. »
C’est vrai. Mais InDesign ne crée pas les informations à partir de rien.
Si le document source est bien préparé, il est beaucoup plus facile de conserver une structure correcte pendant la mise en page et l’exportation vers EPUB. Les styles Word peuvent être associés aux styles de paragraphe d’InDesign tout en préservant l’organisation logique du contenu. Ainsi, les titres restent des titres, les listes restent des listes et toute la publication conserve sa sémantique.
Si, en revanche, le document source est mal structuré, même le meilleur maquettiste devra d’abord en reconstituer la structure. Cela représente du travail supplémentaire, un risque d’erreur accru et une préparation beaucoup plus difficile du livre numérique accessible.
L’accessibilité passe aussi par une bonne structure du livre
Tous les problèmes d’accessibilité ne viennent pas d’une mauvaise mise en forme. Parfois, le problème apparaît plus tôt, au moment de planifier la publication.
Imaginons un guide pratique composé de chapitres, de sous-chapitres et de sections plus courtes. Si l’auteur ne définit pas clairement la hiérarchie de ces éléments, l’EPUB final peut présenter une structure dans laquelle le titre d’un chapitre est immédiatement suivi d’un titre de niveau 3, tandis que des éléments de même niveau sont parfois balisés comme des titres et parfois laissés en texte ordinaire.
Pour une personne voyante, la différence peut être presque imperceptible, car la taille, le gras ou les espacements suggèrent la fonction de chaque élément. Un lecteur d’écran, lui, ne se base pas sur l’apparence. Il utilise les informations enregistrées dans la structure du document.
Avant de réfléchir à la mise en forme, il est donc utile de se poser une question plus simple : quelle est la fonction de cet élément dans le livre ?
Une hiérarchie bien pensée facilite la préparation de l’EPUB et rend le document beaucoup plus prévisible, aussi bien pour le lecteur utilisant un lecteur d’écran que pour les personnes qui devront ensuite le réviser, le mettre en page, le convertir ou le mettre à jour.
Pour terminer, je le répète : un livre numérique accessible n’est pas le résultat d’un outil unique ou d’une décision prise à la fin du processus éditorial. Il résulte d’une conception réfléchie dès la première étape du travail sur le texte.
Plus tôt l’équipe éditoriale comprend qu’un livre numérique doit être à la fois visuellement attrayant et correctement construit sur le plan de la structure et des informations, meilleur sera le résultat.
Cette prise de conscience est utile non seulement aux éditeurs et aux responsables de la production des livres numériques, mais aussi aux auteurs eux-mêmes. Ce sont souvent eux qui créent le premier document, celui qui servira de fondement à toute la publication.
Quelques bonnes habitudes dans Word peuvent rendre la transformation du manuscrit en livre numérique accessible plus simple, plus rapide et plus prévisible.
Car l’accessibilité n’est pas une étape supplémentaire de la production du livre. Elle fait partie de sa qualité.
Bibliographie
https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/jak-tworzyc-dostepne-dokumenty-tekstowe-w-edytorze-ms-word
https://learn.microsoft.com/pl-pl/answers/questions/5106327/dost-pno-dokumentu-word
https://archiwum.niepelnosprawni.pl/ledge/x/1963444
https://boss.cen.eu/media/BOSS%20CEN/ref/guidelines_accessible_word_and_pdf.pdf
https://uit.stanford.edu/accessibility/techniques/documents/ms-word
https://abilitynet.org.uk/factsheets/creating-accessible-documents-0
À propos de l’auteur
Monika Zarczuk-Engelsma
Content Creation Specialist at the Polish Foundation for the Blind and Visually Impaired “TRAKT”
Diplômée en philologie polonaise de l’Académie de Podlasie, elle a également suivi une formation postuniversitaire en marketing partenarial et relations publiques à l’Université de Gdańsk. Elle a participé à des projets d’apprentissage de l’informatique destinés aux personnes aveugles, animé des formations sur les programmes de bénévolat pour les personnes aveugles et pris part au Service volontaire européen organisé par l’Union européenne. Elle a également reçu une offre de stage au Comité économique et social européen.
Au quotidien, elle utilise le braille, un iPhone équipé de VoiceOver ainsi qu’un ordinateur portable doté d’un lecteur d’écran. Ces outils lui permettent de bénéficier d’une grande autonomie et de vivre comme elle le souhaite : mener des activités enrichissantes, rencontrer de nouvelles personnes, travailler, lire et se consacrer à ses loisirs — les échecs, les jeux de société et de cartes, ainsi que les voyages. Elle a déjà visité plus de 30 pays.
